今さら聞けない、5W3Hとは?これで仕事もスピードアップ!

5W1Hはよく知っていると思います。相手に物事を伝える時に、誰が、いつ、などポイントを押さえて情報をまとめるためのテクニックですね。
では、5W3Hはご存知でしょうか。この情報伝達法を押さえておくと、これまでよりもより的確に、「ほう・れん・そう」が出来るようになると思います。
上司からの指示を正確に受け取るため、また、部下に指示を出す時などに便利な5W3H。5W1Hとの違いなども含めて、まとめてみました。
仕事の漏れをなくしスピードアップするために活用してください。

5W1Hではなく5W3Hを覚えておこう

「H」が2つ増えていますね。何が違うのか、まず5W1Hをおさらいしましょう。

  • When:いつ(時期、時間帯)
  • Where:どこで(場所)
  • Who:誰が(対象)
  • What:何を(課題、目的)
  • Why:なぜ(理由、動機)
  • How:どのように(手段、方法)

この6つがあると、上司に報告をしたり部下に何かを伝達する時も、必要な情報は網羅できそうです。
しかし「H」が2つ増えると、このような情報がプラスされます。

ビジネスに適しているのが5W3H

作文などをする時は1Hでも十分ですが、ビジネスシーンではもっと細かく具体的な情報が必要になることがあります。
そのために必要なのが「5W3H」です。
追加された2つのHにはこのような意味があります。

  • How many:どのくらい(数や規模)
  • How much:いくら(価格、予算)

つまり、「How(どのように)」という内容をもっと掘り下げて考えるということですね。

どのように使う?5W3Hを仕事に活かす方法

3つのHの意味はわかりました。ではこれを、どのように仕事の現場で活かしていけば良いのでしょうか。
ざっと例を挙げると、

  • 売上目標
  • 販売規模
  • 価格戦略

などに使うことが出来ます。

助詞をつけずに柔軟に考える

例えば「Who(だれが)」ですが、「誰が」に限定してしまうと主語にしかなりませんね。
でも、「誰に」だったり「誰を」だったり、目的語になることだってある。
だから、これらの言葉には助詞をつけずに考えた方が柔軟に考えることが出来ます。

新商品の販売戦略

新商品を発売する際の、マーケティング戦略を考える上でも、この5W3Hが使えます。

  • When:販売開始の時期
  • Where:販売する場所
  • Who:ターゲット層
  • What:売る商品、サービス
  • Why:お客様がその商品を買う理由
  • How:どのように集客をするか
  • How many:販売数、販売量など
  • How much:商品の価格設定

価格戦略には、商品の料金の中には

  • 人件費
  • 材料費

などのコストも入っています。
短期的な売上だけでなく、今後の成長戦略も踏まえて考えていく必要がありますよね。
「How much」の「いくら?」という意味は、価格だけでなく、コストなど総合的に考えるためのものだと覚えておくといいでしょう。

こんなことにも使えます

例えば、歓迎会の幹事をまかされた!などという時にも、この項目が使えるんですよ。

  • When:4月15日(金)
  • Where:うちの部署がよく利用している、会社近くの居酒屋
  • Who:経理部全員
  • What:新人歓迎会
  • Why:新入社員を歓迎し、経理部全体で親睦を深める
  • How:2時間コース、飲み放題
  • How many:30名出席予定
  • How much:1人4000円事前徴収、新入社員は無料

という具合に、項目を埋めていきます。
これらの情報を盛り込んだ連絡文書を作れば、情報の漏れがなく、全員に必要な事項を伝えることが出来るでしょう。

メモをとる時にも使える

会議や上司の指示などのメモを取る時に、この5W3Hは使えます。
いつ、どこでなどは定番ですが、そこにいくらか?どのくらいか?ということを加えることで、確認すべき事項が具体的になりますし、指示の内容を確実にこなすことが出来るようになります。

  • When:いつまで、納期など
  • Where:どこへ提出すればいいのかなど
  • Who:誰に(課長にじかに報告をすればいいかなど)
  • What:何を(書類を印刷するのか、メールに添付すればいいのかなど)
  • Why:その資料は何に使うものなのか(背景を把握する)
  • How:どのように、やり方(わからなければ早めに相談する)
  • How many:どのくらい(指示された量で足りるか、予備が必要かなどを考える)
  • How much:いくら(コストがかかるのかどうかなど)

仕事の量、コストというのはメモを取る段階ではあんまり考えないことかもしれないですね。
でもこの視点を持っておくことで、細かい確認が事前に出来るようになると思います。

常にこの8項目を意識することで仕事の質が変わる

自分が企画書などを作る時以外にも、メモを取ったり電話の対応をする時にも使える便利な5W3H。
もちろん、自分が誰かに仕事を指示する時にもこの観点を忘れずにいると、具体的で的確な指示が出せるようになります。
これまで使っていた5W1Hに2つ加えただけなのですが、それだけで仕事の質がグンとアップしますよ。ぜひ明日からの仕事に使ってみてください。

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