ビジネスマナーを心得よう!信頼されるビジネスパーソンを目指して

社会人ならビジネスマナーや一般常識を心得ておく必要がありますが、初めて直面する物事に関しては誰でも不安になりますし、ビジネスシーンでは失礼に当たらないように慎重を期して行動する必要があるでしょう。

しかし、社会に出て時間が経てば経つほど「今更聞きづらい」と感じるようになっていくものですし、聞ける相手も限られていくのも事実です。

大人として恥をかかないためにも、社会人としてきちんと押さえておくべきビジネスマナーを一緒におさらいし、覚えておくときっと役に立つマナーやテクニックをご紹介していきたいと思います。

ビジネスマナーでもある正しい言葉遣いは信頼関係を築く手助けに

ビジネスシーンでは上司や部下、取引先などさまざまな人とコミュニケーションを取る機会があるため、正しい言葉遣いは最も重要なビジネスマナーの一つと言えます。言葉遣いマナーの基本をおさらいしていきましょう。

敬語の種類を正しく使い分けよう

ビジネスシーンでは敬語を使う必要がありますが、敬語には「丁寧語」「謙譲語」「尊敬語」の3つの種類があり、正しく使い分けなくては目上の人に対して失礼な言い方になってしまいます。それぞれの違いをしっかり頭に入れておきましょう。

敬語の種類
  • 丁寧語…「です」や「ます」、「ございます」を使い、立場に関係なく丁寧に伝える言い方。
  • 謙譲語…自分や自分の行動を下げることで相手を立てる言い方。話し相手が自分より目上の場合に使う。
  • 尊敬語…相手の行為に対してその人を立てる言い方で、目上の人に使う。
基本形 丁寧語 謙譲語 尊敬語
する します いたす、させていただく される、なさる
言う 言います 申す、申し上げる おっしゃる、言われる
知る 知っています、知っております 存じる、存じ上げる ご存知、お知りになる
目上の人との会話で謙譲語と尊敬語が入れ違ってしまうことがないように、きちんとおさらいしてい頭に入れておくと安心です。

また、「知る」で使われる「存じます」と言う言葉はビジネスシーンでよく使われる敬語ですが、「知る」だけでなく「思う」の敬語としても使われるので、使い分けをきちんと頭に入れておきましょう。

▼「存じます」の使い方についてはコチラを参考にしてください!
使っていて不安になる敬語「存じます」の意味と正しい使い方

心遣いを表すことも大切

自分と相手の関係性に応じた敬語の使い分けだけでなく、感謝やねぎらいの気持ちを込めた心遣いを言葉として表すことも信頼関係構築の手助けとなります。

上司に対しては感謝の気持ちを込めてねぎらいの言葉をかけたり、部下に対してはやる気につながる励ましの言葉をかけると良いでしょう。

そのような心遣いの言葉を掛けられる人は上司から信頼され、部下からは慕われること間違いありません。

▼「ねぎらいの言葉」の使い方についてはコチラを参考にしてください!
「お疲れ様」と「ご苦労様」は誰に言う?他のねぎらい言葉も紹介!

顔が見えない分、スムーズな対応が必要とされる電話マナー

メールやSNSの普及により電話対応を苦手とする社会人も少なくありませんが、ビジネスシーンでは電話対応のスキルも必要とされます。

電話対応は会社の代表として対応していることになるのできちんとマナーを守り、よりスムーズな対応を心がけることが大切です。

ビジネス電話のマナー

ビジネス電話も基本のマナーをきちん頭に入れておけば焦らず落ち着いて対応できますし、電話相手へも良い印象を与えること間違いありません。

また、取り次ぎの場合は一旦保留にして、できるだけ早く取り次げるように心がけたり、指名された人が不在の場合は、「いつ、誰から、要件」をメモやメールできちんと伝えるなど臨機応変に対応することも忘れないようにしましょう。

▼「ビジネス電話のマナー」についてはコチラを参考にしてください!
ビジネス電話はスムーズに!応対マナーと言い回しを覚えよう

アポ取りなどで電話をかける時のマナー

電話をかける場合は流れや要件をあらかじめ考え、相手に対する気配りや感謝の気持ちを忘れずに対応することが大切です。

電話対応に苦手意識がある場合は、事前にロールプレイングで練習を重ねることもおすすめです。

▼「アポ取りのマナー」についてはコチラを参考にしてください!
アポ取りのマナーをおさらい!失礼のないように正しい対応を

相手への配慮を忘れずに!覚えておくと役に立つメールテクニック

やりとりの内容を記録として残せることもあり、ビジネスシーンにおいてもメールやメッセージのやりとりが主流になってきています。

メールでのやり取りは、顔を見たり声を聞いて相手の反応をリアルタイムに感じ取ることはできませんが、相手が好感を抱きやすくなる文章は心の距離を縮め、関係を構築する手助けになるでしょう。

しかし反対に、何度も内容を読み返せるメールだからこそ、間違った内容やマナーを守れていないメールは相手に不快な思いをさせてしまう可能性が考えられるので伝え方がポイントとなります。

催促メールは依頼調でソフトに言い換えよう

メールも他のコミュニケーション手段と同じように、ネガティブな内容の場合は相手に不快な思いをさせないために特別な配慮が必要となります。催促メールを送る際に役立つテクニックを覚えておきましょう。

冷静でポジティブな文章を作る
催促の必要があるとイライラしてしまいますが、嫌味な文章は今後のビジネスの妨げになる恐れがあります。相手の立場に立って冷静でポジティブな文章を作るれるよう努力しましょう。
文末を「ください」ではなく「お願いいたします」でまとめる
依頼する場合は、文末を「ください」ではなく「ご対応いただけますようお願いいたします」などの依頼調に変えると印象が変わります。

▼「催促メールのマナー」についてはコチラを参考にしてください!
催促メールにもマナーがある。相手を不快にさせない文章とは?

行き違いを見越して断りの一言を付け加える

行き違いの断りをメールで伝える場合は行き違いを見越してあらかじめ断りの一言を付け加え、対応の要否をわかりやすく明記することが大切です。

そして、送信前に受信メールに見落としがないかもう一度チェックしてから送りましょう。

▼「行き違いの断りや行き違った時に使えるフレーズ」についてはコチラを参考にしてください!
行き違いの断りと、行き違った時に使えるメール文章を紹介

事前準備やアフターフォローもマナーのうち。訪問の機会は大切に

契約や営業で訪問したり対面で挨拶する場面は今後の関係に大きく関わるので訪問のマナーはきちんと頭に入れておきましょう。

相手とのビジネスの成功や信頼関係を築いていくるめには、訪問当日の挨拶や名刺交換などを通した実際のコミュニケーションだけでなく、訪問に向けた事前準備や訪問後のアフターフォローも重要なポイントとなります。

相手をよく知ろうとする努力や相手の立場に立った伝え方、良い関係を保つための心遣いを忘れずに、対面で会う機会を大切にしましょう。

周りの人と気持ち良く働くために心がけたい…身だしなみのマナー

オフィスで周りの人と気持ち良く働くためには、お互いに身だしなみのマナーを守らなくてはなりません。男女それぞれのオフィスでの服装や、注意すべきポイントをご紹介していきます。

男性の服装

オフィスで働く男性の身だしなみは、「スーツ」「ワイシャツ」「ネクタイ」「革靴」を基本としたコーディネイトになります。

ただし、スーツさえ着用していれば良いということではなく清潔感があるということが大切で、ジャケットやズボン、ワイシャツはしわがなく袖や裾の丈がフィットしたもの、靴下はスーツや靴の色に合わせたダークカラーを着用しましょう。

また、クールビズやノーネクタイが推奨されている場合も、ラフ過ぎない清潔感を重視して襟元のシルエットがきちんとしたイメージのシャツを選ぶことがポイントです。

女性の服装

オフィスで働く女性の身だしなみは、男性同様に清潔感があるということが大切ですが、男性と比べてバリエーションが豊富なので、会社や職種のイメージに沿った服装であるかということも考慮しましょう。

一般的なオフィスでは肌が露出したり体にフィットしすぎるデザインや、全体が透ける素材のものは避けるべきです。

そして、メイクも身だしなみの一つですが、服装同様に会社や職種のイメージに合わせたオフィスメイクに仕上げ、カラコンを使う場合は規則を守って会社用に適したカラコンを選びましょう。

また、女性のクールビズには明確な基準が設けられているわけではないので、薄着をするだけでなく清涼感のある色や素材を選び、オフィスにふさわしい女性のクールビズスタイル夏スーツを取り入れると見た目も涼しげで快適です。

臭い予防も身だしなみのうち

最近は、周囲の人を臭いで不快にさせる行為である「スメルハラスメント(スメハラ)」が問題となっています。

自分では気づかない体臭や口臭から、良い香りだと思って使っている香水や柔軟剤に至るまで、知らず識らずのうちに迷惑をかけているケースも多く「自分は大丈夫!」とは言い切れません。

香水や柔軟剤の使用量は周囲の人のことを考えて加減したり、体臭や口臭を予防することも身だしなみとしてケアすることを忘れないようにしましょう。

▼「スメハラ対策」についてはコチラを参考にしてください!
「スメハラ」とは?予防のために心がけたいこと

マナーをきちんと守り、信頼されるビジネスパーソンを目指そう

基本的なマナーを守ることは当たり前のことかもしれませんが、その当たり前のことが守れていなくては取引先だけでなく上司や部下からの信頼も失いかねません。

また、気持ち良く働くためには相手への配慮も大切なポイントとなるので、自分のことばかりではなく周囲の人への気遣いも忘れてはいけません。

マナーをきちんと守って信頼されるビジネスパーソンとなり、やりがいを感じながら働いていきましょう!

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