効率を高める仕事術。仕事ができる人は身につけている!

どの職場にも「仕事ができる人」「仕事が早い人」が必ずいますよね?そのような人は上司や部下、取引先など周りの人から信頼されているはずです。

「仕事ができる人」と「そうでない人」を比べるとその違いが見えてきますが、どの職種においても段取りや効率の良さなどの仕事術を身につけているという共通点があるはずです。

あなたも「仕事ができる人」になるべく、仕事術や注意点をぜひ一緒にチェックしていきましょう!

社会人なら意識すべき仕事に対する姿勢やオフィスマナーとは

社会人なら仕事にきちんと向き合いオフィスマナーを身につけておくべきです。新しい仕事を始める時にも役立つポイントをチェックしていきましょう。

新しい仕事を始める時に意識したいこと

新しい仕事でトレーニングを受ける時は、要点や疑問に思った点などを読み返した時にわかりやすいようメモの取り方を工夫したり、覚えにくいものはマニュアルを作るなどきちんと復習して覚える努力をしましょう。

そして、モチベーションを維持して働いていくためには目標設定を決めて日々業務改善に励んだり、社内ニートにならないために手が空いた時には積極的に雑用をこなしたり、自分から仕事をもらいに行くなどの積極性が必要となります。

▼「仕事を覚えるための整理と復習の仕事術」についてはこちらを参考にしてください
仕事を覚えられない人必見!整理と復習を活かした仕事術

▼「仕事にやりがいを見出すコツ」についてはこちらを参考にしてください
仕事への満足度を上げたい!仕事にやりがいを見出すコツ

オフィスでのマナーを心得ておこう

オフィスでの仕事では、眠気さましや集中力を高めるために飲み物やお菓子が許可されていることも多いですが、健康のためにこまめな水分補給を心がけ、音の出るお菓子や匂いのきつい食品は避けましょう。

また、仕事中の私語は夢中になりすぎないように場所と時間をわきまえることや、仕事中の私用でのスマホ使用についても就業規則を確認し、特に記載がない場合についても緊急連絡以外は控えることがマナーとなります。

▼「仕事中の私用スマホ」についてはこちらを参考にしてください
仕事中にスマホをいじるのはあり?注意、放置、どう対応すべきか

作業の優先順位も意識…仕事効率をアップさせる仕事術とは

仕事効率がアップすれば短時間で締め切りに追われることや残業も自ずと減っていきます。

仕事効率を高めるためにはスケジュール管理や仕事中の時間の使い方に目を向ける必要があるのでポイントをチェックしていきましょう。

効率を高める整理整頓術

デスク周りがきちんと整理整頓されていなくては、探し物がなかなか見つからず時間のロスにつながります。

デスクには書類が溜まりがちですが保管する書類を分類分けしたり、不要な書類はすぐに捨てるなど整理整頓ルールを明確にしておくことをおすすめします。

また、受け取った名刺は見やすく名刺ホルダーにまとめたり、名刺管理ソフトを使ってデジタル保存も便利です。

▼「書類をスッキリ片付けるコツ」についてはこちらを参考にしてください
スッキリ片付ける書類の整理のコツ。もう探し物で困らない!

▼「名刺の保管方法」についてはこちらを参考にしてください
名刺の保管方法、アナログ、デジタルそれぞれの長所短所は?

仕事の効率化を図ろう

事務作業などのルーチーンワークに時間を取られていてはその他の業務が進まないので、定期的に作業の無駄を見直しマルチタスクのコツを覚えるなど、自分に合った効率的な方法を見つけましょう。

また、手当たり次第に手をつけて優先順位が間違ってしまっているようでは仕事に追われることになりかねないので、その日にやることの優先順位や時間配分をよく考えることが大切です。

スケジュール管理にはビジネス手帳やスケジュールアプリなどのツールを活用しながら、あらゆることに目を向けて計画的に仕事ができるように整備していきましょう。

▼「事務作業を効率的にこなすコツ」についてはこちらを参考にしてください
事務作業は効率化がカギ!普段の仕事を簡単にするヒント集

▼「仕事効率化のテクニック」についてはこちらを参考にしてください
仕事効率化のテクニックとは?サクサクこなして定時退社!

周囲への気配りも忘れないで!コミュニケーション術を身につけよう

信頼される人柄の持ち主であったり、気配り上手な人は会話をはじめとするコミュニケーション術に長けているということも少なくありません。

相手に物事を伝える時の基本として「5W1H」は聞いたことがあるかもしれませんが、ビジネスには「How many:どのくらい」「How much:いくら」を含めた「5W3H」を意識した「報連相」と「確認」の徹底や、傾聴力を養うことも大切です。

また、言葉だけで会話するのではなく相手を理解しようという気持ちを持ち、営業先では雑談を交えて打ち解ける努力をするなど、お客様との距離を縮める努力をしましょう。

そして、一緒に働く同僚や部下に対しても「ありがとう」という言葉を習慣的に使えば職場の雰囲気も良くなりますし、周りにとっても自分にとっても居心地の良い環境になるはずです。

▼「対話と会話の違い」についてはこちらを参考にしてください
会話と対話の違いとは。接し方を変えるだけで相手への理解度がUP

▼「お客様との距離を縮める方法」についてはこちらを参考にしてください
営業の仕事で雑談をもっと楽しくしてお客様との距離を縮める方法

プレゼンの準備やミーティングの進め方にもポイントがある

プレゼンやミーティングの際はわかりやすい資料作りや伝え方、そして相手を理解し意見をきちんと聞き出すことがポイントとなるでしょう。

資料を用意する際はわかりやすさだけでなく、表や図、文字の大きさを変更するなどデザインによる視覚効果を駆使して見やすく読みやすい資料にまとめることが大切です。

また、プレゼンを成功させるためには相手の立場に立ったわかりやすい説明ができるように意識するだけでなく、「間」や「速度」などを効果的に変えながら伝わりやすい話し方ができるように心がけましょう。

そして、ミーティングではそれぞれ貴重な業務時間を割いて集まっているので、短い時間を有効に活用して成果が出せるように効率的にミーティングを進めることも意識すべきです。

自分に合った仕事術を駆使して効率化を図り、気持ち良く働こう

日々効率化を図って業務改善に励むことは、やりがいや達成感につながりますし、仕事に対するモチベーションも高く維持できるでしょう。

また、周囲へ気を配りながら頑張っている姿は必ず誰かが見てくれているので、周囲からの評価もアップすること間違いありません。

自分に合った仕事術を見つけて「仕事ができる人」になり、更なるスキルアップを目指しましょう!

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