名刺の保管方法、アナログ、デジタルそれぞれの長所短所は?

企業や組織で働いていると、打ち合わせや会議、プレゼンや接待などで、名刺を交換する機会が頻繁にありますよね。特に営業など外回りの仕事の人は、新しい人と会うことも多く、名刺がたまっていく一方なのではないでしょうか。
そこで大切になってくるのが、名刺の保管方法です。受け取った名刺を無秩序にためておくだけでは、いざ必要になった時に探すのが一苦労。ただでさえ忙しいのに、致命的な時間のロスになりかねません。それにきちんと整理しておかないと、紛失のおそれもありますよね。

今回はいただいた名刺を効率よく活用できる、管理方法や保管方法をご紹介したいと思います。


いただいた名刺には、日付や会った場所などをメモしておこう!

まず名刺をいただいたら、その日のうちに日付や会った場所、仕事の要件など、必要な情報を書き込んでおくようにしましょう。そうすれば、だいぶ日が経った後で「この人誰だったっけ?」と悩む必要がなくなります。
加えて印象的な会話やエピソード、見た目の特徴などがあれば書いておいてもいいでしょう。後日再び会話をする時に活用できますよ。

情報を書き込む面は裏より表をおすすめします。表に書き込むことに抵抗がある人もいるかもしれませんが、名刺ホルダーなどに整理した時、いちいち名刺を出して裏面を確認する手間を考えると、表面に情報を集約した方が効率的と言えます。

アナログの保管方法は、名刺ホルダーか名刺ケース

名刺をアナログで保管する方法は、名刺ファイルや名刺ホルダーのようにファイリングするものか、箱型や回転型のような名刺ケースを使うかの2つに分かれます。

月に数回しか名刺をもらう機会がない職種なら、場所を取らないファイリング形式がよいでしょう。頻繁に名刺を交換する機会があり、100枚以上名刺がたまっているのなら、インデックスなどで整理しやすい名刺ケースをおすすめします。

アナログの管理方法は後述するデジタルと違い、場所を取る、探すのにやや時間がかかるなどのデメリットはありますが、整理する時に名刺を入れるだけでいいので、その分手間が省けるメリットもあります。

時系列に保管するなら、名刺ホルダーが便利!

名刺は自分が使いやすい規則性に従って保管しておくと、後で探しやすくなります。
50音順や会社名で分類するなら、名刺ファイルや名刺ホルダーを使うと、名刺をもらうたびに入れ替えなければいけないので不便です。しかし会った時系列で保管しておきたいのなら、ファイリング形式をおすすめします。

時系列で管理する場合、同じ仕事の時に出会った人が集まっているため、仕事と人を関連して思い出しやすいというメリットがあります。

50音順などインデックスで管理するなら、名刺ケースを

50音順や職種などで名刺を分類したい人なら、インデックスのある名刺ケースが便利です。
50音順で整理するなら、人の名前だと思い出せないこともあるため、会社名の頭文字で分類すると、より探しやすくなります。付き合いのある会社の数が限られているなら、50音順ではなく、社名ごとにインデックスで分けてもいいですね。

また「デザイナー」、「カメラマン」、「編集」など職種ごとに分類する方法もあります。自分が使いやすい方法で規則性を決めて整理するといいですね。

デジタル化で、大量の名刺を場所を取らずに管理できる!

最近は、名刺をデジタルデータ化して管理する人も増えています。デジタル化することのメリットは以下のようなことが挙げられます。

  • 場所を取らずに大量のデータを保管できる
  • データ化しているため、検索性に優れている
  • 複数の人間で共有しやすい

ただ、デジタル化を行うに当たって、最初に写真を撮ったり、スキャニングするなどの手間はかかります。過去の名刺をすべてデジタル化するのは大変ですので、新しい名刺のみ取り込み、過去のものは必要があった場合のみデータ化するなどした方がよいでしょう。

また、複数の人間で共有する場合は、個人情報の管理などに気を配る必要もあります。

スキャニングorスマホで撮影して簡単にデジタル化

名刺をデジタル化するには、名刺対応スキャンを使ってスキャニングする方法と、スマホで撮影してデータ化する方法があります。
名刺対応スキャンを使った管理サービスとして有名なのは、「Sansan」や「ScanSnap」など。一方、スマホで撮影するタイプとしては、「Eight」や「CAMCARD」が知られています。もちろん、スキャンとスマホ両方に対応している管理サービスもあります。

スキャンの方が一度に何枚もの名刺を取り込めるので、大量の名刺をデジタル化するには便利です。一方、もらうたびにその都度データ化するのであれば、手軽なスマホがおすすめですよ。

名刺を管理するならこれ!おすすめ名刺管理サービス7つ

現在、名刺をデジタル化するために、たくさんの名刺管理ソフトやアプリが提供されています。以下にそれぞれの名称と特色をまとめましたので、名刺の管理方法を選ぶ参考にしてくださいね。

Sansan(サンサン)
名刺をスキャンするだけで正確にデータ化され、クラウド型アプリを使って組織内で共有することができます。名刺情報をマーケティングや営業活動、顧客管理に活用できる機能も備えており、新しい名刺管理サービスとして特許を取得しています。
CAMCARD(キャムカード)
世界で1億人以上の利用者がいるクラウド型名刺管理サービス。個人向けの無料版のほか、17か国語に対応するなど、機能性にすぐれた有料サービス「CAMCARD BUSINESS」も展開しています。
Eight(エイト)
スマホで撮影して名刺管理を行う無料アプリ。ほかに社内のEightユーザーが保有する情報を本人の承諾のもと一括管理、共有できる法人向け有料サービス「Eight企業向けプレミアム」というサービスもあります。
Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)
1度に10枚までの名刺を、1回のスマホ撮影でデータ化することができる無料アプリです。名刺情報はLINEやSNSなどで共有でき、人工知能を用いた情報処理で厳重にデータが管理されているのも特徴です。
HotProfile(ホットプロファイル)
名刺管理だけでなく、名刺情報から優良顧客データベースを作成したり、メール開封やWebアクセス状況から優良見込み客を発掘するなど、営業支援やマーケティングを連動して運用できることが特徴です。
スマート名刺管理
パソコン・スマホで取り込んだ名刺の連絡先情報を、Googleコンタクトを通して同期できる機能が備わっています。23か国語の名刺に対応しており、日本語処理技術を結集した「KOTA」により、ふりがなを自動生成できます。
名刺バンク
管理する名刺の枚数により料金が決まる名刺管理アプリ。クラウドで名刺情報を共有でき、人物の相関関係が表示されるなどの特徴的な機能があります。

メモアプリ「Evernote」でも名刺の管理ができる!

ノートやメモ、ボイスメモや写真などをデータ化し、管理や検索ができる、ビジネスマンに人気のメモアプリ「Evernote(エバーノート)」。実は名刺の管理もできるのをご存知でしたか?

有料の「Evernoteプレミアム」に加入すれば、「名刺スキャン」という機能を使うことができます。また、有料サービスを使わず、ドキュメント用のカメラからスキャンして名刺を取り込んでも、情報を管理し検索することができます。

仕事を効率よくこなすためにも、名刺管理は忘れずに!

いかがでしたか?仕事をしていると、突然もらった名刺が必要になることもありますが、普段から整理をしていないと、たまった名刺の中から探すだけで結構な時間をロスしてしまいます。
名刺を定期的に整理する時間を作ることは、一見面倒なように思えて、実は仕事の効率化にも繋がります。デスク周りが綺麗に整頓されている人は仕事ができるとも言われていますよね。

もらった名刺は整理するなりデータ化するなりして、いつでも見付けやすい状態にしておくようにしましょう。
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