ミーティングの進め方。無駄を減らし効率的に進めて成果を出す

だらだら続くミーティングはイヤなものですね。とても時間の無駄だと思います。
では、限られた時間で上手く話をまとめて、ミーティングの成果を出すためにはどのような進め方が理想なのでしょうか。
改めて、効率のよいミーティングの進め方について考えてみたいと思います。
短い時間で話をまとめて成果を上げるためには、進め方にコツがあるのです。
ミーティングの準備から上手な進め方、話のまとめ方などについてまとめましたので、次回のミーティングの参考にしてください。

効率のよいスマートなミーティングとはどのようなものか

スマートなミーティングとはどのようなものなのか。まずはそのイメージを掴むところから始めましょう。
ゴール地点がわかっていないと何をどうすればいいのかわかりませんよね。

ミーティングに目的がある

単なる業務報告、定例的な会議が多いですが、それは時間の無駄というものです。
そのミーティングで何をしたいのか、何をまとめたいのか。わざわざ時間を割いて集まる目的をはっきりさせましょう。

ミーティングの人選も大事

ミーティングは説明会ではありません。
ただ座って話を聞いているだけの人がいないように、全員が参加し、何らかの成果を得ることが大切です。
必要のない人は参加させないようにした方が効率的に進められます。

ミーティングの種類に応じた進行が大事

ミーティングには種類があるので、それに応じた目的設定やレジュメの作成が求められます。

1.情報共有ミーティング
プロジェクトの立ち上げ時など、目的や役割分担について説明し、情報を共有するためのミーティング。
2.アイデア出しのミーティング
ブレインストーミングなど意見を出し合うためのミーティング。結論を出すことが目的ではなく自由に意見を出せることが大事であるミーティング。
3.意思決定ミーティング
これまでも経緯を踏まえ、最終的な意思決定をするためのミーティング。

大まかに分けるとこのようなタイプのミーティングがあります。
ミーティングの目的に合わせて進行方法を考えます。

スマートなミーティングを行うための基本事項

さて、どのようなミーティングであっても基本的に大事なことは変わりません。時間を無駄にしないためにも、改めて認識をしておきましょう。

遅刻厳禁!

開始が14時だと言っているのに、平気で14時まで仕事をしている人がいます。これはおかしいです。
全員の時間を無駄にしないためにも、時間厳守は最低限のルールです。

携帯電話、スマホの禁止

かかって来た電話に出るために会議中に席を外す人がいます。
何時間も会議をしているわけではないのですから、よほどの緊急事態でない限り会議が終了するまで待ってもらえば良いことです。
一人が席を外すとタイミングによっては会議の流れが止まってしまうこともあります。
スマホや携帯電話は基本的に禁止としておく方が良いでしょう。

場合によっては根回しも必要

メンバーによっては積極的に意見が出なさそう、意思決定が難航しそうなことも考えられます。
そんな時は出席するメンバーに事前に会議の内容を伝え、こんな方向で話を進めたいと思っています、と伝えるだけでも十分です。
全くさらの状態で話を進めるよりも進めやすくなりますよ。

効率的なミーティングの進め方のコツ

具体的にどのような準備をして、どのように進めていけばいいのか。スムーズに進めるためのコツをご紹介します。

ミーティングの準備はしっかりと!

ミーティングは準備が大事です。
参加する人には、

  • 開催日時
  • 目的、課題
  • ゴール
  • 持参して欲しい資料
  • 参加者

などをあらかじめ伝えておきます。

これを怠ると、会議の冒頭から「今日は何のための会議か」という説明をしなければならず、時間が無駄になります。

特に内容の事前告知はしっかりしておいた方がいいでしょう。
事前に議題を伝え、どんなことを話し合いたいのか、こんなことについて考えておいて欲しいというだけで、当日の進行が違ってきます。

役割分担を明確に

会議は一人で進めるものではなく、何人かで役割を分担します。

  • 議事進行
  • 書記(議事録作成)
  • タイムキーパー

が必要です。

一人一人が参加の自覚を持つ

参加者が発言しない、何も考えを持たずに参加するというのが一番無駄なミーティング。
参加する人は、前回の議事録を見てみたり、議題に対する自分の意見をまとめるなどして、発言する準備をして臨みましょう。

目標を設定する

会議のタイプが3つありました。この会議はどれに当たるのか、着地点をどこにするのか。目的をしっかりと設定しておく必要があります。

そうしないと、例えば意見出しの会議なのに結論を出そうとする人がいると、あっちがいい、こっちがいいと賛否両論が出てきて収拾がつかなくなる、ということもあり得ます。

この会議は何をする会議なのかということをしっかり決めてから始めましょう。

時間の管理をしっかりする

日本の会社は会議の時間管理をしていないところが多いようですが、ある程度の時間は決めておいて、その通りに進行していくことが大事です。
そうしないと話が脱線したまま、何について話しているか分からないということにもなりかねないからです。

例えば大まかに、「○時まで各チームで意見出しをして、○時から発表し合いましょう」と時間を区切ります。

意見が出きっていないとしてもいったん予定通りに進行していきます。
時間管理をして「短時間で終わらせよう!」という意識を持って進めていくと、だらだらといつまでたっても終わらないというミーティングは避けられます。

コミュニケーション会議は「何をするか」を明確に

情報共有のためのミーティングは、単なる報告会にならないように(報告だけなら集まる必要はない)、その報告を受けて各自が何をすべきなのかを明らかにするようにしてください。
また、報告のための持ち時間もあらかじめ伝えておくことが必要です。

効果的なブレインストーミング

ブレインストーミングはとにかく意見を出すことが目的ですから、参加者の積極的な姿勢が大事になってきます。
より多くの意見を出すためには、

  • 人の意見を否定しないこと
  • どんな意見でもOKとすること

が大事です。
否定されると思うと誰も発言したくなくなりますから、どんな突飛な意見でもOKとしましょう。

ブレインストーミングは意見を出して次に生かすことが目的なので、ここではどれがいいのかという決定はしません。

その代わり、まとめはします。

今回はこのような意見が出ました、とどんなタイプの意見が出たのかをまとめ、これを各自が持ち帰っていつまでに何をすべきかということを伝えて終わりにします。

議事録で認識を共有する

会議の議事録はとても大事です。参加者の認識を同じにするためと、後になって言った、言わないの議論が起こらないようにするためもあります。

また、何故このような結論に至ったかということを後から確認するためにも、どのようにして会議が進んでいったのかという記録が必要です。

議事録は毎回同じ人が作るとは限らないので、

  • 日時、場所
  • 議題
  • 参加者
  • 結論
  • 宿題、今後の方向性

などを書き込めるような共通のフォーマットを作っておくといいでしょう。

ミーティングに使う資料作りのコツも抑えておこう

効率よくミーティングを行うためには事前に資料を配布しておくことです。資料の作り方にもコツがあります。

資料に記載する基本事項

資料には以下のことを基本事項として必ず盛り込みましょう。

  • 会議の日時
  • 場所
  • 参加者

時間は開始時刻だけでなく、終了時刻の目安も載せておくといいですね。

ミーティングの議題を明確に

会議の目的や議題を明確に、わかりやすく書いておきます。
何のための会議なのか、だから何をして欲しいのかということを書いておくだけで、進行が違ってきます。

ミーティングが上手く進まないときの対応

計画はしっかり立てたけれど、会議の進み具合によっては話が脱線してしまったり、うまくいかないことも出てきます。
そんな時はどうすればいいでしょうか。

発言しやすい場の作り方

参加している意識はあるし、意見も言いたいのだけど言いづらくて・・・と迷っている人もいますね。
進行する時はこのような人を見つけて、発言しやすくするということも大事です。

「○○さん、△△についてご意見がありましたらお願いします」と指名するなどして、発言しやすくしてあげてください。

そのためには進行することだけに気をとられないようにして、会議全体を見渡せる心の余裕が必要です。

時間管理の方法

ブレインストーミングはそうでもないかもしれませんが、意思決定の場だとなかなか意見が一致せずに、長引いてしまうこともあります。
また、持ち時間を伝えていたとしても、報告に関する話が長引いてしまうことも。
そんな時は

  • 意見が活発に出ておりますがこちらの議題はいったん終了し、後ほど改めてお時間をとらせていただきます。
  • 他の方のご意見も伺いたいので、○○チームの方、いかがでしょうか。

など、話の流れを変えるようにしましょう。

話が脱線してしまったとき

話が脱線したら、早めに軌道修正をしたいところですが、紋切り型の口調にならないように気をつけます。

  • 申し訳ありませんが、○○についてのご意見を伺えますか。
  • 時間も押して参りましたので、○○についての発言に絞っていただくようお願いいたします。

相手によって失礼にならないように、柔らかい口調を心がけてくださいね。

不確かな情報を出さないこと

意見を出すのはいいのですが、「○○は〜らしい」というような不確かな意見を出すのは避けたいものです。
不確かな情報によって議論しても意味がないからです。
そのような意見が出てきた時は根拠などを確認するとともに、ない場合は「それについては改めて検討しましょう」と次の話題に移りましょう。

決まらないことを延々と話さないこと

色々な意見が出る中で、これはこうすべきでは?となった時に注意が必要なのが、それはそこにいる人たちで決められることなのかどうか、ということです。
決定権がない人たちでいくら話し合っても結論は出ません。
現場の人は意見を出すことが大事ですし、管理職はその意見を元に決定することが仕事です。

参加者の立場によって会議の目的は違うので、目的から外れないようにしましょう。

短い時間を有効活用し、成果を出すミーティングを!

日本の会社は無駄な会議が多すぎます。少しでも時間を有効活用するために、中身のある会議をしましょう。
そのためには準備が大事ですし、何よりも参加者の意識が大切。何をするために時間を割いて集まるのかということを考え、成果の出せるミーティングをしたいものですね。

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