仕事の優先順位を押さえて、スムーズな仕事を目指そう

仕事がたくさんあると、どれから手を付けていいか分からず、パンクしそうになる事もありますね。
忙しい中で作業をしていると、イライラしたり、ミスをしたりと、いい事がありません。
忙しい時でも慌てずに作業をするには、仕事の優先順位を整理するのが有効です。
仕事の優先順位を整理し、把握しておけば、効率的に作業が出来ます。やみくもに作業をするよりも、早く作業を終わらせる事も可能になります。
仕事の優先順位を付ける為の考え方や、優先順位の付け方を説明していきますので、仕事をする時の参考にして下さい。

仕事の優先順位を付ける前に

仕事の優先順位は、間違った付け方をしてしまうとかえって作業の効率を下げてしまいます。仕事の優先順位を正しくつけるには、その前の確認作業が大切です。まずは仕事の確認作業と、分類の仕方を説明します。

まずは仕事内容の把握をしよう

仕事に優先順位を付ける時、必ず一番にやってほしいのが、仕事内容の把握です。

  • 仕事の内容
  • 仕事の種類
  • 仕事の量
  • 仕事の締切
  • 仕事に使える時間

まずはこれらの内容を紙やスマホ等のメモに書き出して、仕事内容を改めて把握しましょう。仕事内容を書き出し、整理する事で、やらなくてはいけない仕事の内容を正しく理解できます。
複雑に思える仕事や、量が多く感じる仕事でも、仕事内容を整理してみると思ったよりも量や内容が簡単に感じる場合もあります。仕事を見える形にする事で、仕事に対する余裕を作る事ができるのです。
仕事内容を正しく理解していないと、仕事に誤った優先順位を付けてしまいがちです。面倒な作業ではありますが、この作業はしっかり行ってから次の手順に取り掛かるようにしましょう。

内容の把握ができたら、分類をしていく

仕事内容を正しく理解したら、仕事をそれぞれ分類していきます。
分類の仕方としては、

  • 仕事にかかる時間や、締切順等に分ける時間別
  • 仕事内容が複雑なものや、苦手な物順に分ける内容別
  • 仕事をする場所や、移動時間によって分ける場所別

等、様々な分け方が可能です。
これらの分け方は仕事によってどれが適切か違っていきます。自分の仕事はどの分類で分けるべきか考えるといった意味でも、仕事内容の把握は大切なのです。
どの仕事でも、仕事内容ごとに分類していくとある程度まとまりができていきます。まとまりができたら、それぞれのまとまりに優先順位を付けていきます。こうすれば、簡単に仕事の優先順位を決める事ができるのです。
仕事内容の一つ一つに優先順位を付けようとすると大変になりますが、仕事内容を把握し、それをグループでまとめた物に優先順位を付けていけば、簡単です。後は以下の方法に沿って、優先順位を決めていきましょう。

仕事の優先順位を付ける考え方

仕事の優先順位を正しく付けるには、

  • 時間
  • 優先順位

がポイントになります。
仕事に優先順位を付ける方法と一緒に、優先順を付ける際必要な考え方をまとめました。こちらの考え方は基本的な考え方になるので、仕事内容に合わせてアレンジして使うようにして下さい。

まずは期限のある仕事を、締切の時間順に並べる

まずは整理と分類した仕事の中に

  • 締切が存在している仕事はないか
  • 締切があるなら、締切が短いものはどれか
  • 締切のある仕事が複数あるなら、時間順に順番を付けられるか

を確認し、締切が短い仕事を先に片づけられるように優先順位を付けていきます。先程のまとまりでいえば、締切が一番近い作業が含まれているまとまり順に仕事に取り掛かっていく形になります。
仕事で大切なのは、締切や納期を守る事です。締切や納期が存在している仕事は、基本的に優先順位を一番高い所に持っていきましょう。次の順位には、締切や納期のある仕事と関係が深い仕事を持ってきておけば、やり残しを防げます。

次に、時間のかかりそうな仕事をまとめる

締切や納期のある仕事と、それに関係する仕事の次は、

  • 作業に時間がかかる仕事
  • 苦手で、自分が作業するのに時間がかかりがちな作業

を持ってきましょう。
ちなみに、仕事を振り分けた際に、

  • 締切や納期のある仕事
  • 時間が限られている仕事

がない場合は、この時間がかかる仕事が優先順位の一番上になります。
どんな仕事でも、仕事ができる時間は限られています。効率的に仕事をこなすには、こうした作業の優先順位を上にして、限られた作業内でもしっかり作業が終わるようにする事も大切です。
時間がかかる作業は自分だけでやるよりは、他の人と協力して行う場合も多いです。一緒に働いている人に迷惑をかけない為にも、時間のかかる作業は余裕を持って行えるよう、優先順位を高めの位置に設定しましょう。

最後に優先順位の低い仕事が残る

  • 締切や納期のある作業
  • 時間のかかる作業

をまとめると、後には自然と

  • いつやってもいい作業
  • 短い時間で済ませられる作業

が残ります。これが仕事における優先順位の一番低い仕事です。こうした仕事は他の優先順位が高い仕事を終えてから取り掛かるようにしましょう。
優先順位の低い作業はどれかを把握していると、他の優先度が高い仕事があるのに、優先度の低い仕事をしてしまい時間を無駄にしてしまう、という事態を避ける事ができます。
また、優先度が低い仕事の中には、

  • 優先度が高い仕事と並行して作業ができる仕事
  • 他の人に任せても問題がない仕事

でもある事が多いです。
優先度が高い作業だけでなく、低い作業も把握しておけば、仕事をより効率的に回したり、他の人と協力して仕事を簡単にしたりする事ができます。
仕事の優先順位を決める時、どうしても優先度が高い仕事に注目しがちですが、優先度の低い仕事を把握しておく事も忘れずに行いましょう。

仕事の優先順位を決める時は、慌てず丁寧に考えよう

仕事がたくさんある時でも、優先順位を考えながら仕事をすれば、効率的に仕事を進める事ができます。締切等、時間の制限がある時や、仕事量がたくさんある時は、忙しさに気持ちが入ってしまい、慌てがちです。
しかし、最初に丁寧に考えて正しい優先順位を付けておけば、限られた時間を有効に使って仕事をする事ができます。仕事がたくさんある時は大変ですが、慌てずに正しい優先順位を付けるようにしましょう。

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